Weet je wat je allemaal moet doen voor het opzetten van een administratie van je onderneming?

opzetten van een administratie

De wet stelt een aantal eisen aan de administratie van een onderneming. Daarnaast is een goede boekhouding essentieel voor een goed inzicht in je bedrijf.

Hieronder beschrijf ik in het bijzonder voor Starters, ZZP’ers en kleine zelfstandigen wat je moet doen voor het opzetten van een administratie van je onderneming.

Voordat je kunt beginnen met het opzetten van een administratie

Om te beginnen moet je je inschrijven bij de Kamer van Koophandel. Je krijgt een inschrijvingsnummer van de Kvk en tegelijk een BTW nummer van de belastingdienst. Op de site van de KvK kun je een voorbereidingsformulier downloaden waarmee je alvast de vragen van de belastingdienst kunt invullen. De belastingdienst bepaalt vervolgens welke belastingen je moet betalen. Hierover wordt je door de belastingdienst geïnformeerd. Het KvK nummer dien je op alle correspondentie te vermelden. Het BTW nummer dien je o.a. op je facturen te vermelden. Over factuur vereisten een andere keer meer.

Heb je vragen over de regels van de belastingdienst maak dan een afspraak op het belastingspreekuur van de kvk. Je krijgt dan gratis persoonlijk advies van een medewerker van de belastingdienst of een fiscalist. Je kunt ook contact op nemen met Administratiekantoor Oosterkamp Finance.

Bezoek ook de startersdag van de kamer van koophandel op zaterdag 2 november 2013.

Aan de slag met opzetten van een administratie van je onderneming

Je kunt ervoor kiezen om de administratie (deels) uit te besteden. Je zult echter nog steeds een administratie hebben en deze moeten bewaren. (Je blijft ook altijd zelf aansprakelijk voor je eigen administratie). Administratie van je bedrijf moet je volgens de wet minimaal 7 jaar bewaren. Dit kan zowel digitaal als op papier zijn. Voor meer informatie zie website belastingdienst.

Bij het opzetten van een administratie is het aan te raden om één of meer ordners aan te schaffen. Hierin kun je geordend alle administratie bewaren. In de basis bestaat een administratie uit:

  • facturen die je betaald hebt (inkoop)
  • facturen die door je klanten betaald worden (verkoop)
  • bankafschriften
  • kasmutaties
  • voorraadadministratie
  • loonadministratie (bij personeel)

Vervolgens maak je in de ordners tabbladen met bijvoorbeeld de volgende omschrijvingen:

  • Onbetaalde facturen (inkoop)
  • Onbetaalde facturen (verkoop)
  • Facturen op nummer (verkoop)
  • Bank x
  • Bank y etc.
  • Kas
  • Voorraad
  • BTW / omzetbelasting
  • Privé
  • Urenregistratie
  • Loonadministratie
  • Inkomstenbelasting / Toeslagen
  • Overige

Facturen (inkoop) die je ontvangt doe je eerst achter het tabblad onbetaalde facturen (inkoop). Als je vervolgens de factuur betaald doe je deze achter het bankafschrift bij het tabblad Bank …

Facturen die je aan jouw klanten verstuurd bewaar je op twee plaatsen. Namelijk één factuur doe je op volgorde van nummer achter het tabblad facturen op nummer (verkoop). De andere factuur bewaar je eerst achter het tabblad Onbetaalde facturen (verkoop). Op het moment dat de factuur betaald wordt doe je deze factuur achter het bankafschrift waarop de factuur betaald is bij het tabblad Bank….
Mutaties die betrekking hebben op andere bovengenoemde tabbladen bewaar je op volgorde van datum / mutatienummer.

Als je je administratie netjes geordend hebt kun je ervoor kiezen de boekhouding zelf te doen of aan een boekhouder/accountant over te laten. Daarbij kun je ervoor kiezen om de aangifte omzetbelasting zelf te doen of eveneens aan een boekhouder/accountant over te laten.

Zelf de boekhouding van je bedrijf doen

Als je de boekhouding zelf doet zul je een boekhoudprogramma moeten gebruiken. Hierin heb je keuze uit een gratis programma of Excel, een programma aanschaffen of een online boekhoudprogramma (in de cloud). Welk boekhoudprogramma je ook kiest je zult enige verstand van boekhouden moeten hebben. Je boekt uitgaven en inkomsten op een consequente wijze in zodanig dat je inzicht krijgt in wat je uitgaven, inkomsten zijn, wat je privé uitgaven zijn, wat je eventuele investeringen zijn en wat je nog moet betalen en wat je nog te ontvangen hebt. Het gemakkelijkste en goedkoopste is om een overzicht in Excel te maken van je uitgaven en inkomsten en de te betalen / te verrekenen BTW.  Je zult afhankelijk van hoe vaak je aangifte omzetbelasting moet doen een overzicht moeten maken van de uitgaven en ontvangsten per maand / kwartaal of jaar.

Wanneer je ervoor kiest een boekhoudprogramma te gebruiken voer je al je mutaties in in het verkoop-, inkoop-, bankboek etc. Als je vervolgens de juiste grootboekrekeningen hebt gebruikt heb je zelf een beeld van het resultaat van je bedrijf. Wil je zelf gaan boekhouden maar weet je niet goed hoe het werkt. In een korte instructie van een paar uur help ik je opweg en ben je instaat het inboeken zelf te doen en doe je zelf de aangifte omzetbelasting. Uiteindelijk adviseer ik je wel om een boekhouder/accountant je aangifte inkomstenbelasting te laten verzorgen. Hij / zij controleert of alle mutaties goed zijn ingevoerd en zal op belastinggebied ervoor zorgen dat je van alle mogelijke fiscale faciliteiten gebruikt maakt. Een goede boekhouder/accountant zorgt ervoor dat je niet teveel belasting betaald en geeft advies die voor jouw situatie het meest gunstig is.

Wil je tips over het opzetten van een administratie neem contact op met Administratiekantoor Oosterkamp Finance.